En el día a día en nuestro negocio siempre nos hemos hecho alguna vez estas preguntas, ¿cuáles son los requisitos para hacer una factura? ¿Qué tiene que llevar una factura? ¿Qué datos son obligatorios? ¿Puedo deducirme el ticket? Una vez que recibimos una factura, no sabemos si es una factura normal, una simplificada o un simple ticket, y nos asalta la duda de saber si la factura que nos han dado, la podemos deducir en la actividad. Daremos luz a estas dudas que nos pueden surgir en algún momento para clarificar lo necesario que tiene que poseer el comprobante que nos han dado para su posible deducción.
A continuación explicaremos brevemente los requisitos legales que debe de contener una factura normal para su deducción:
- Las facturas tienen que estar enumeradas. Esta enumeración, y en su caso serie de facturación, tienen que ir correlativas.
- Fecha de expedición de la factura.
- Nombre y apellidos, o en su caso, razón o denominación social completa tanto del obligado a expedir la factura como el destinatario de la misma.
- Número de Identificación Fiscal atribuido por la administración, tanto del que expide la factura tanto como el destinatario.
- Domicilio, tanto del emisor de la factura como el destinatario de la misma.
- Descripción de las operaciones con todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuestos de cada operación, así como cualquier descuento o rebaja.
- Tipo impositivo o tipos impositivos aplicados.
- Cuota tributaria que se repercuta en la factura, que deberá consignarse por separado.
- Fecha en la que se hayan realizado las operaciones que se documentan o, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la fecha de expedición.
- En el caso de que la factura esté exenta de Impuestos, una referencia indicando la disposición en la que la operación esté exenta.
Es importante que se cumplan estos requisitos en la factura para que sea correcta y poder deducirnos dicha factura en nuestras declaraciones, en caso contrario podemos tener problemas con la Administración y siempre hay que minimizar y evitar estos problemas cumpliendo con estos requisitos.
Sin embargo, para la factura simplificada, estos requisitos se simplifican siempre y cuando ocurran las siguientes condiciones: el importe no tiene que exceder de 400€ (IVA incluido), deba expedirse una factura rectificativa, su importe no exceda de 3.000€ (IVA incluido) y se trate de las siguientes operaciones:
- Ventas al por menor.
- Venta o servicios de ambulancia o a domicilio del consumidor.
- Transporte de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería, restauración y de salas de baile y discotecas.
- Servicios telefónicos prestados mediante cabinas telefónicas de uso público, o mediante tarjetas que no permiten la identificación del portador.
- Servicios de peluquerías, institutos de belleza, tintorerías y lavanderías.
- Utilización de instalaciones deportivas, aparcamiento de vehículos y autopistas de peaje.
- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos y alquiler de películas.
Los datos, una vez cumplidas las condiciones anteriores, para expedir las facturas simplificadas tendrán los siguientes datos:
- Número y en su caso serie. Esta numeración y serie, en su caso, tiene que ir correlativas.
- Fecha de expedición y fecha de la operación si es distinta de la anterior.
- NIF e identificación, nombre y apellidos o denominación social, del expedidor.
- Identificación del bien entregado o servicios prestados.
- Tipo impositivo y, opcionalmente también la expresión “IVA incluido”. Si hay operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos deberá especificarse por separado y además, la parte de Base Imponible correspondiente a cada operación.
- Importe total a pagar.
- En caso de que se aplique el régimen especial del criterio de caja del IVA, la mención “régimen especial del criterio de caja”.
- Para facturas rectificativas, la referencia de la factura rectificada y de lo modificado.
- Cuando el destinatario sea empresario o profesional, o persona que te lo solicite, para dar cumplimiento a obligaciones fiscales, deberá hacerse constar también, el NIF, nombre y apellidos, domicilio y cuota tributaria.
Una vez cumplidos todos estos requisitos y sea un gasto para nuestra actividad, podemos deducirnos esta factura simplificada.
¿Y el ticket? ¿Qué datos contiene? ¿Se puede deducir?
El ticket es un resguardo que contiene datos que acreditan ciertas operaciones, en la que la mayoría de los casos son obtenidos mediante un pago. Es decir, el ticket es el mero comprobante de pago que se emiten en operaciones, en las que normalmente son realizadas por los consumidores finales. Por ejemplo, cuando vamos al supermercado, a repostar gasolina o a comer a un restaurante, una vez pasamos por caja y pagamos, la máquina registradora nos dará el comprobante de esas transacciones. Es importante conservar este comprobante ya que tenemos a nuestro favor el justificante del artículo, producto o servicio adquirido.
Ahora bien, para la deducción en nuestro negocio de estos tickets, no todo es blanco o negro en si podemos aplicarla o no. Según sea cada ticket que nos den, tenemos que comprobar si es un gasto exclusivamente para nuestra actividad y con todos los justificantes necesarios admitidos en derecho para demostrarlo (el ticket por sí solo y el justificante de pago no es suficiente); si el método utilizado de pago ha sido mediante pagos electrónicos…., etcétera, podemos deducirnos o no estos tickets.
Al ser cada caso diferente, siempre es conveniente dirigirse a un asesor experto de confianza en el tema para poder asesorarse de si el gasto realizado en nuestra actividad es deducible.